Proses transformasi digital merupakan hal yang penting saat ini. Di era digital saat ini hampir seluruh perusahaan membutuhkan teknologi digital untuk memudahkan proses pekerjaan yang dilakukan. Ada begitu banyak keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan dengan menggunakan teknologi, mulai dari organisasi data perusahaan yang lebih baik hingga meningkatnya produktivitas karyawan. Secara jangka panjang, mengimplementasikan teknologi dalam alur kerja perusahaan akan membantu perusahaan menjadi lebih unggul dalam kompetisi dan selalu menemukan inovasi baru dalam berbisnis.
Teknologi digital telah menjadi kebutuhan utama dalam proses manajemen perusahaan. Namun, hasil survei dari The Modern Marketplace pada tahun 2019 menyebutkan bahwa, 70 persen perusahaan masih memandang transformasi digital sebagai tantangan. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan membutuhkan “change management strategy”, yaitu strategi transformasi yang fokus kepada user. User di sini adalah anggota dari perusahaan itu sendiri, mulai dari pimpinan perusahaan, divisi, hingga karyawan yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan supaya proses transformasi digital tepat sasaran, mengingat mengajarkan teknologi baru tersebut bukan perkara mudah. Di satu sisi ada seseorang yang selalu antusias dengan teknologi, akan tetapi di sisi lain juga ada seseorang yang ‘enggan’ untuk mendalami teknologi baru.
Oleh karena itulah, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan, dalam hal ini pimpinan dan manajerial di perusahaan dalam membantu karyawan pada proses transformasi digital dengan tepat sasaran. Berikut di antaranya.
Cara pertama yang bisa dilakukan adalah dengan meyakinkan karyawan bahwa teknologi tidak akan menggantikan posisi mereka. Karyawan akan menolak menggunakan teknologi apabila mereka berpikir kehadiran teknologi akan membuat mereka kehilangan pekerjaan. Anda perlu menjelaskan bahwa teknologi digunakan untuk membantu tugas mereka yang repetitif dan memakan banyak waktu, sehingga mereka dapat fokus untuk melakukan pekerjaan lainnya yang lebih penting.
Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi checklist digital, jelaskan pada karyawan Anda bahwa dengan menggunakan aplikasi, tim di masing-masing outlet tidak perlu lagi mengisi log book untuk melaporkan masalah di outlet, tim juga tidak perlu lagi mengetik data hasil pemeriksaan satu per satu dari kertas ke spreadsheet karena hal-hal tersebut sudah ditangani oleh teknologi. Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menginput data, tim di lapangan bisa segera fokus untuk menangani masalah yang terjadi di outlet atau membantu tim lainnya yang sedang melayani pelanggan.
Cara kedua yang bisa dilakukan adalah dengan menjelaskan kepada karyawan mengenai alasan perusahaan menggunakan teknologi digital. Dengan mengetahui alasan perusahaan menggunakan teknologi digital dan bagaimana perusahaan akan mengimplementasikannya, karyawan akan lebih bisa memahami dan termotivasi untuk menggunakan teknologi tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan mengenai hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan penggunaan teknologi digital.
Beberapa contoh tujuan menggunakan aplikasi checklist operasional adalah sebagai berikut.
Misalnya, perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi checklist operasional dengan tujuan mempercepat waktu penanganan ketika ada masalah yang muncul di lapangan. Ketika menggunakan formulir kertas, perusahaan membutuhkan waktu 5 hari untuk memperbaiki oven yang rusak di salah satu cabang restoran, dihitung dari pengisian formulir, pengiriman formulir ke kantor pusat, hingga petugas servis datang ke restoran tersebut. Dengan aplikasi checklist operasional, perusahaan dapat mengirimkan petugas servis satu hari setelah isu diterima, atau bahkan di hari yang sama jika laporan diterima pada pagi hari. Hasil yang ingin dicapai adalah outlet dapat melayani pelanggan sesuai waktu yang seharusnya karena masalah bisa diperbaiki dengan cepat.
Baca juga: Kembangkan Bisnis Anda dengan Manajemen Operasional Digital
Perubahan yang terjadi di dalam perusahaan tentunya akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi karyawan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menyiapkan karyawannya terhadap perubahan yang akan terjadi di perusahaan, sehingga karyawan akan dapat menyiapkan dirinya untuk menghadapi perubahan yang terjadi.
Anda juga dapat menekankan pada kelebihan yang akan diperoleh karyawan dengan implementasi teknologi baru ini. Misalnya, dengan adanya aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi mencari-cari laporan di antara tumpukan laporan lainnya di dalam kabinet ketika ada informasi yang dibutuhkan dari beberapa bulan yang lalu. Karyawan cukup membuka aplikasi dan melihat histori laporan yang tersimpan di aplikasi tersebut.
Contoh lainnya, dengan aplikasi checklist digital, karyawan tidak perlu lagi membawa tumpukkan kertas, pen, clipboard, kemudian mengirim foto kondisi lapangan lewat Whatsapp, seluruhnya sudaht tergabung dalam satu aplikasi. Jadi, karyawan hanya butuh membawa satu handphone saat melakukan pemeriksaan operasional. Manajer juga tidak perlu susah-susah membaca tulisan tangan di laporan dan menyocokkan foto yang dikirimkan melalui email atau Whatsapp dengan laporan tertulis yang dikumpulkan dari outlet.
Pihak manajemen perusahaan perlu menguasai kebijakan dan proses digitalisasi dengan baik, serta memahami manfaat digitalisasi yang akan dilakukan oleh perusahaan. Dengan begitu, setiap atasan dapat menjawab pertanyaan dari tim yang berada di bawah naungannya dan membantu mereka ketika mereka mengalami kesulitan dalam mempelajari cara menggunakan teknologi baru tersebut.
Pihak manajemen dalam hal ini juga perlu memberikan contoh kepada timnya dengan turut menggunakan aplikasi yang telah dipilih perusahaan. Dengan begitu, tim Anda akan melihat urgensi dari implementasi proses digitalisasi. Berbeda ketika proses digitalisasi tersebut hanya dijalankan oleh karyawan, sedangkan pihak manajemen tidak ada yang menggunakan aplikasi tersebut
For example, when several members of your department's team have reported operational inspection results via the app, but you still request the report to be sent in spreadsheet form. Employees will see their efforts to learn the new application in vain, and the application will begin to be abandoned. It's different if you as a boss are also actively using the selected application and take advantage of the features in the application to carry out team assignments, data management, and use graphics in the application during meetings. Then, employees will feel they need to learn and regularly use the applications used by the company.
Tidak semua karyawan fasih menggunakan teknologi. Terkadang karyawan yang fasih menggunakan teknologi pun butuh sedikit waktu untuk mengenal aplikasi yang baru saja ia gunakan. Maka dari itu, perusahaan sebaiknya memfasilitasi pelatihan kepada seluruh divisi maupun karyawan yang ada. Terlebih lagi bila teknologi digital yang digunakan masih baru.
Sebagai pimpinan dan manajer perusahaan, perlu bagi Anda untuk menjadwalkan kapan sebaiknya pelatihan dilakukan dan mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan oleh perusahaan untuk memfasilitasi pelatihan tersebut. Komunikasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi apakah mereka menyediakan pelatihan bagi karyawan Anda.
Selama proses transisi digital di perusahaan, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan pemantauan. Pemantauan ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses digitalisasi berjalan di dalam perusahaan, apakah tujuan awal digitalisasi tercapai, dan apa saja yang dapat diperbaiki dari proses digitalisasi tersebut. Jangan terkejut, penurunan produktivitas mungkin terjadi pada awal periode transisi karena karyawan masih menyesuaikan diri dengan aplikasi baru tersebut. Pada masa itu, sering-seringlah mendengarkan pertanyaan dan masukkan dari karyawan. Konsultasikan dengan perusahaan penyedia aplikasi tentang bagaimana mengoptimalisasi penggunaan aplikasi tersebut.
Baca juga: Cara Meningkatkan Kinerja Audit Operasional Perusahaan
Terakhir, yang perlu Anda lakukan adalah mencatat hasil apa saja yang didapat selama dan sesudah digitalisasi yang dilakukan di perusahaan. Tentukan KPI yang akan digunakan untuk evaluasi sebelum implementasi teknologi dijalankan. KPI tersebut akan digunakan untuk mengevaluasi apakah hasil yang didapatkan sudah sesuai dengan tujuan digitalisasi perusahaan. Hasil evaluasi dapat digunakan untuk mengetahui aspek apa yang perlu ditingkatkan dan hal apa saja yang patut dipertahankan.
Communicate to management and the team if things need to be improved. For example, in using a digital checklist application, it was found that management needed to revise the questionnaire so as not to confuse the team that filled it out. Don't forget to underline the success achieved during the digitization period to motivate employees to use the application. For example, management found that task completion times at outlets were 2 days faster after using the app, and paper spending dropped by 85 percent.
Demikianlah 7 tips untuk membantu karyawan dalam proses transformasi digital. Sudahkah perusahaan Anda menjalankan transformasi digital untuk operasional perusahaan yang lebih efisien? Jika Anda sedang mencari partner teknologi terkait operasional perusahaan, kami punya jawabannya.
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.
Indonesian 
English 
