Audit operasional adalah kegiatan mengkaji prosedur dan metode operasi dari sebuah perusahaan untuk menilai efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan tersebut. Selain itu, audit operasional juga bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam proses operasional perusahaan dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya.

Proses audit internal ini mencerminkan bagaimana visi dan misi perusahaan dapat diterjemahkan dan diaplikasikan secara efektif ke dalam strategi operasional manajemen. Proses audit ini juga harus memenuhi QUAIP (Quality Assurance and Improvement Program) yang merupakan pemastian kualitas dan peningkatan bagi perusahaan.

Proses audit operasional ini merupakan proses yang sangat penting. Oleh karena itu, tak heran proses ini menjadi penuh dengan tekanan karena kerap kali disebut sebagai proses “mencari-cari kesalahan”. Meskipun pada kenyataannya proses audit tidak hanya sebatas mencari kesalahan, karena proses audit ini mencakup hal-hal operasional perusahaan dengan ruang lingkup yang lebih besar.

Oleh karena fungsinya yang amat penting bagi perusahaan, maka suatu perusahaan akan selalu dituntut untuk meningkatkan kinerja audit operasional mereka. Lalu, bagaimana cara untuk meningkatkan kinerja audit operasional perusahaan? Simak informasi di bawah ini, ya.

Edukasi Auditor Tentang Tujuan Audit Operasional Perusahaan Anda

Tujuan utama dari audit operasional adalah untuk mengetahui apakah prosedur, kebijakan, dan sumber daya yang dimiliki perusahaan membawa perusahaan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Tujuan ini selanjutnya dapat diterjemahkan menjadi objektif-objektif yang lebih detail sesuai dengan tujuan spesifik perusahaan Anda.

Misalnya, dalam industri F&B, perusahaan ingin pelanggannya memperoleh dining experience yang berkualitas dan konsisten di cabang mana pun mereka bertransaksi. Untuk itu, tujuan audit operasional diperjelas lagi menjadi beberapa kategori, seperti memastikan keamanan dan kebersihan makanan, kebersihan area servis dan dapur, konsistensi pelayanan pelanggan oleh karyawan, serta standardisasi brand dan promosi marketing.

Agar auditor Anda dapat melakukan tugasnya dengan akurat, Anda perlu mengedukasi auditor tentang tujuan audit operasional yang sudah Anda buat tersebut. Beri pemahaman kepada mereka mengapa audit operasional penting untuk dilakukan.

Buat Kuesioner Audit Operasional dengan Jelas

Tanpa kuesioner audit yang jelas, Anda dapat kehilangan informasi yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan. Ada beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam membuat kuesioner:

1. Gunakan pertanyaan pilihan ganda untuk mendapatkan jawaban yang akurat dan konsisten. Jenis pertanyaan ini juga akan membantu tim Anda mengerjakan audit lebih cepat. Tambahkan kolom komentar agar karyawan dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang jawabannya.
2. Kategorikan pertanyaan dan susun pertanyaan sesuai urutan proses audit. Anda dapat mengelompokkan pertanyaan sesuai dengan area atau topik audit yang sama. Urutannya pertanyaan juga harus disesuaikan dengan proses audit untuk mempermudah pekerjaan auditor. Misalnya, awali kuesioner dengan pertanyaan kebersihan area servis restoran, apakah meja sudah bersih, apakah ada lampu yang mati, apakah karyawan mengenakan seragam, setelah itu baru dilanjutkan dengan kuesioner area dapur, gudang, dan seterusnya. Kategori dan urutan pertanyaan yang baik juga akan memudahkan Anda sebagai pembaca laporan audit.
3. Cantumkan foto referensi jika Anda ingin tim audit menyocokkan kondisi di lapangan dengan kondisi yang diharapkan. Misalnya, jika Anda memiliki planogram atau visual merchandising plan, cantumkan foto panduannya agar tim audit Anda mengetahui secara jelas bagian mana yang harus diperbaiki. Minta auditor untuk mencantumkan foto kondisi di lapangan juga di laporan yang ia kerjakan.

Ketika Anda dapat membuat kuesioner dengan jelas dan detail, Anda bisa mendapatkan banyak wawasan yang akan membantu Anda mengambil keputusan bisnis yang tepat dalam waktu yang lebih singkat.

Beri Pelatihan Bagi Tim Audit terkait Cara Melakukan Audit Operasional

Selain membuat kuesioner audit yang jelas, baiknya Anda juga melakukan edukasi terhadap auditor Anda. Selain memberikan pemahaman kepada auditor tentang tujuan melakukan proses audit, Anda juga perlu membekali auditor dengan pelatihan bagaimana cara melakukan audit internal dengan baik dan benar. Jika Anda menggunakan dukungan teknologi, beri pelatihan bagi tim audit tentang bagaimana cara menggunakan teknologi tersebut secara optimal.

Beri Kepercayaan Pada Auditor

Memberi kepercayaan pada auditoradalah salah satu kunci keberhasilan proses audit. Mereka akan lebih senang hati melakukan audit ketika mendapatkan kepercayaan dari Anda sebagai pemilik atau manajer. Sebab banyak manajer yang tidak atau kurang menaruh kepercayaan pada auditormereka dan mempertanyakan seluruh pekerjaan auditor. Hal ini tentunya akan membuat performa auditor menjadi kurang maksimal dan proses audit menjadi terhambat.

Support Your Auditor with Technology

Di zaman teknologi seperti ini sudah saatnya Anda membekali auditor dengan aplikasi audit operasional. Platform audit operasional digital akan sangat berguna dalam memudahkan auditor Anda dalam melakukan proses audit. Selain memudahkan tim audit di lapangan, Anda juga akan dimudahkan dalam membuat kuesioner audit yang komprehensif, memastikan apakah tim audit benar-benar datang ke lokasi dan melakukan audit, serta mendapatkan analitik secara otomatis dan real-time.

Anda sedang mencari partner teknologi untuk memudahkan proses audit perusahaan Anda?

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.