Saat ini sebagian besar karyawan menggunakan aplikasi pesan instan untuk berkomunikasi satu sama lain dalam menyelesaikan pekerjaan. Aplikasi ini membantu karyawan untuk bertukar pesan secara cepat, kapan saja dan di mana saja. Namun ada beberapa kekurangan yang harus dihadapi oleh perusahaan akibat menggunakan platform pesan instan personal untuk urusan profesional. Apa saja hambatan tersebut?
Karena menggunakan platform chat personal, obrolan profesional dapat tercampur dengan mudah dengan obrolan personal. Selain itu, karena formatnya yang dibangun dengan tujuan obrolan personal, diskusi, pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah sangat sulit dilakukan di aplikasi pesan personal. Percakapan bisa dengan mudah terpotong oleh pesan orang lain.
Meskipun ada fitur pencarian di aplikasi tersebut, akan tetap sulit bagi pengguna untuk menelusuri percakapan pada satu topik yang sama. Kecuali ada satu pengguna yang secara sukarela meringkas percakapan tersebut, informasi akan hilang begitu saja terpendam dengan percakapan yang baru. Pernahkan Anda mengalaminya?
Administrasi sangat penting dalam komunikasi profesional. Namun, inilah salah satu kekurangan terbesar aplikasi pesan personal. Aplikasi pesan personal tidak memberikan perusahaan cara untuk membedakan akses dan izin pada karyawan sesuai dengan posisi pekerjaannya.
Jika Anda ingin menghubungi tim yang berbeda dari level yang berbeda, Anda harus membuat grup baru. Berapa banyak grup yang akan tertumpuk di aplikasi personal Anda?Belum lagi waktu yang harus Anda habiskan untuk memasukkan tim Anda satu per satu ke dalam grup. Anda juga harus menghapus tim yang sudah resign dari grup secara manual.
Hal ini tentunya mengakibatkan penurunan efisiensi, Anda harus mencari satu per satu mana grup yang digunakan untuk membicarakan masalah A. Anda juga mungkin saja mengirimkan pesan ke grup yang salah atau keliru menghapus grup.
Meskipun bukan masalah utama, terkadang ada beberapa orang yang merasa tidak nyaman untuk meminta atau dimintai nomor telepon saat baru bertemu. Pada umumnya orang akan lebih nyaman untuk bertukar alamat email dengan rekan bisnis atau orang yang baru dikenal.
Masalah berikutnya adalah kontak yang dibagikan untuk urusan profesional tersebut secara bersamaan untuk profil aplikasi pesan personal sehingga mungkin saja orang tersebut tidak memiliki foto profil, memasang foto anaknya, atau kucing peliharaannya sebagai foto profil. Hal ini akan mempersulit Anda mengidentifikasi siapa yang sedang Anda ajak berbicara. Terlebih dalam sebuah grup.
Isu besar lainnya adalah tidak terjaminnya kerahasiaan pesan. Jika karyawan mengubah nomornya dan lupa mengganti nomornya di pengaturan aplikasi tersebut, nomor lama orang tersebut akan tetap menerima semua pesan dari grup perusahaan Anda.
Di menit yang sama Anda menggunakan aplikasi yang sama untuk bercerita dengan keluarga Anda dan membahas agenda untuk meeting besok. Hal ini membuat Anda sulit meninggalkan kehidupan rumah di tempat kerja, tetapi juga sebaliknya. Anda akan terdistraksi oleh urusan pekerjaan ketika Anda sedang bertukar pesan dengan keluarga Anda di luar jam kerja.
Karena tujuannya yang dirancang untuk percakapan personal, mulai dari user interface (UI) hingga fitur yang ditawarkan oleh aplikasi-aplikasi tersebut juga lebih mendukung percakapan personal. Sedangkan di aplikasi yang memang dibangun untuk manajemen operasional bisnis, seperti Nimbly, terdapat fitur yang memudahkan perusahaan memonitor penyelesaian isu di lapangan. Dengan fitur Issue Tracker Nimbly, Anda dapat membuat daftar temuan isu secara otomatis dari hasil pengecekkan SOP melalui checklist digital. Anda selanjutnya dapat menugaskan penyelesaian isu tersebut ke pihak yang terkait dan meng-update status penyelesaiannya di layar yang sama. Seluruh percakapan atas isu tersebut akan tercatat di bawah topik yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan batas penyelesaian tanggal isu tersebut.
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.
Indonesian 
English 
