Tanpa kuesioner audit yang jelas, Anda dapat kehilangan informasi yang sebenarnya diperlukan oleh perusahaan. Tetapi ketika dirancang dengan benar, kuesioner Anda akan sangat membantu Anda dalam menentukan proses operasional mana yang masih perlu dipertahankan dan mana yang tidak. Sebagai contoh, Anda dapat mengetahui jika terdapat peralatan yang sudah tidak optimal, atau Anda dapat mengetahui area outlet mana yang memiliki risiko kerusakan peralatan lebih tinggi, dan mengerti tim mana yang dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan tepat waktu. Berikut ini beberapa tips agar hasil kuesioner audit operasional perusahaan Anda mendapatkan hasil yang lebih akurat.
Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum membuat pertanyaan, yaitu tipe informasi yang Anda butuhkan, kedalaman informasi tersebut, dan waktu yang dimiliki untuk menyelesaikan kuesioner tersebut. Dengan mengetahui ketiga faktor tersebut, Anda dapat menentukan tipe pertanyaan apa yang harus digunakan untuk mendapatkan jawaban yang akurat.
Ada beberapa jenis pertanyaan yang tepat untuk Anda gunakan dalam manajemen operasional, yaitu pertanyaan tertutup, pilihan ganda, pertanyaan terbuka (esai), skor atau rating, bendera, dan inventaris.
Jika Anda membutuhkan jawaban yang konsisten dan auditor Anda hanya memiliki sedikit waktu untuk menyelesaikan kuesioner, gunakan pilihan ganda. Pertanyaan jenis ini mempermudah auditor dalam mengerjakan kuesioner dan mempermudah Anda dalam menganalisis data. Plus, Anda tidak perlu memikirkan maksud dari apa yang ditulis responden. Tambahkan kolom komentar agar karyawan dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang jawabannya.
Dengan pertanyaan skor, auditor akan diminta menilai masalah berdasarkan topik yang sudah ditentukan. Pertanyaan biasannya ditampilkan dalam bentuk skala. Dalam membuat pertanyaan skala, sebaiknya Anda menggunakan skala penilaian yang sama untuk semua pertanyaan, sehingga Anda dapat membandingkan topik yang berbeda satu sama lain dengan mudah.
Khusus di aplikasi Nimbly, Anda dapat menggunakan tipe pertanyaan bendera untuk mengetahui tingkat keseriusan masalah. Bendera hijau mengindikasikan tidak ada masalah, bendera kuning mengindikasikan perlu perhatian, dan bendera merah mengindikasikan masalah serius. Pertanyaan jenis ini akan memudahkan Anda untuk memantau isu dan tingkat keseriusannya di berbagai lokasi. Pertanyaan yang dijawab dengan bendera kuning dan merah akan secara otomatis tercatat di issue tracker Nimbly.
Ingin mengetahui jenis pertanyaan lain yang tersedia di aplikasi Nimbly? Hubungi tim kami disini.
Anda dapat mengelompokkan pertanyaan berdasarkan kategori tertentu sehingga pertanyaan lebih mudah untuk dibaca dan dikerjakan. Urutan pertanyaan juga harus disesuaikan dengan proses audit untuk mempermudah pekerjaan auditor. Misalnya, awali kuesioner dengan pertanyaan kebersihan area servis restoran, baru diikuti dengan pertanyaan area dapur, gudang, dan seterusnya. Buatlah pertanyaan Anda seefektif mungkin untuk dipahami.
Ada sebuah pepatah yang menatakan, “sebuah gambar dapat mengatakan seribu kata”. Foto atau gambar akan sangat berguna untuk memperjelas pertanyaan dalam kuesioner. Misalnya, jika Anda memiliki planogram, cantumkan foto panduannya agar tim audit Anda mengetahui secara jelas bagian mana yang sudah sesuai dengan plan dan bagian mana yang harus diperbaiki.
Selain dengan pilihan jawaban dan komentar, Anda juga bisa meminta tim audit untuk mencantumkan foto kondisi lapangan. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui kondisi sebenarnya dengan lebih jelas lagi. Selain itu, biasanya terdapat kasus foto atau gambar tidak terlalu jelas. Entah itu karena kondisi pencahayaan yang rendah atau pengaturan tata letak gambar yang rumit justru dapat membingungkan daripada memperjelas. Gunakan fitur anotasi berupa bentuk lingkaran atau tanda panah untuk menarik perhatian ke area yang ingin Anda maksud.
Itulah beberapa tips untuk membuat kuesioner audit operasional agar mendapatkan hasil yang lebih akurat. Bingung aplikasi apa yang dapat membantu Anda membuat kuesioner audit yang komprehensif? Anda bisa menggunakan Nimbly untuk memaksimalkan proses audit operasional Anda.
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.
Baca juga Apa yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat SOP Perusahaan
Indonesian 
English 
