Langkah Mudah Membuat Checklist Audit Operasional dari SOP

March 26, 2020

Dalam dunia kerja, Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah Standard Operating Procedure atau lebih dikenal dengan akronimnya, SOP. Untuk memastikan sistem kerja berjalan sebagaimana mestinya, SOP digunakan sebagai acuan bagaimana seorang karyawan harus menyelesaikan tugasnya langkah demi langkah. SOP merupakan salah satu cara untuk membuat bisnis Anda dapat melayani pelanggan secara konsisten di cabang mana pun.

Salah satu tips untuk memastikan seluruh operasional bisnis Anda sudah dijalankan sesuai dengan SOP adalah dengan memeriksa implementasi SOP tersebut menggunakan checklist.

Apa perbedaan checklist dan SOP? Bukankah keduanya sama?

Pertanyaan yang menarik. Perbedaan antara checklist dan SOP terletak pada fungsinya. SOP menjelaskan pada kita bagaimana cara untuk melakukan sesuatu, sedangkan checklist memastikan bahwa kita telah melakukannya dengan benar sesuai SOP tersebut. Kita tidak pernah luput dari kata lupa, dan salah satu cara terbaik untuk mencegah terjadinya kesalahan operasional karena kata lupa ini adalah dengan melengkapi SOP yang sudah Anda miliki dengan checklist yang reliabel. Dengan adanya checklist, Anda dapat segera mengetahui jika ada langkah yang terlewatkan.

Baca juga: Apa yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat SOP Perusahaan?

Berikut langkah mudah yang dapat Anda lakukan untuk membuat checklist dari SOP pekerjaan yang sudah Anda miliki.

Urutkan Pertanyaan Sesuai Langkah-Langkah SOP & Urutan Ruangan yang Diperiksa

Untuk memudahkan tim yang melakukan pemeriksaan, buat urutan pertanyaan checklist sesuai dengan penjelasan langkah demi langkah bagaimana pekerjaan harus dilakukan dalam SOP. Selain urutan pengerjaannya yang perlu diperhatikan, area pengerjaan juga perlu dipertimbangkan. Salah satu yang juga dapat mempermudah pekerjaan tim di lapangan adalah dengan membuat checklist berdasarkan kategori tertentu.

Ubah Pernyataan dalam SOP ke dalam Kalimat Tanya

Dengan mengubah pernyataan dalam SOP ke dalam kalimat tanya, Anda membantu tim Anda untuk memahami apa yang harus diperiksa dengan lebih cepat. Caranya sangat mudah, bayangkan saja Anda sedang menelepon tim Anda di lapangan untuk memastikan apakah seluruh pekerjaan sudah dilakukan dengan benar.

Baca juga: Tips Membuat Kuesioner Audit Operasional Agar Hasil Audit Lebih Akurat

Hindari Membuat Pertanyaan Ganda

Saat mengubah SOP menjadi daftar pertanyaan di checklist, pastikan Anda tidak menggabungkan dua pertanyaan menjadi satu pertanyaan. Ini akan menyulitkan tim Anda dalam menjawab pertanyaan. Apalagi dalam kondisi di mana dua pertanyaan yang dijadikan satu ini memiliki jawaban yang berbeda.

Buat Pertanyaan yang Mudah Dimengerti dan Tidak Bias

Pastikan pertanyaan yang Anda gunakan sebagai checklist ini menggunakan bahasa yang lugas, dengan kalimat yang sederhana dan langsung pada intinya. Pertanyaan juga sebaiknya diturunkan menjadi beberapa indikator yang lebih spesifik, agar Anda dapat mengevaluasi dengan lebih akurat.

Berikan keterangan bantuan

Karena Anda perlu membuat checklist yang singkat, padat, dan jelas ini, bisa jadi ada detail penting yang terlewatkan saat melakukan inspeksi. Untuk mengatasinya, Anda dapat mencantumkan gambar sebagai referensi.

Setelah membuat checklist dari SOP yang Anda miliki dengan langkah-langkah di atas dan menggunakannya untuk memeriksa implementasi SOP, tidak hanya akan membantu Anda dalam proses pemeriksaan dan terus memastikan pekerjaan berlangsung sesuai dengan SOP saja. Anda juga dapat mendeteksi potensi-potensi penyebab masalah yang bisa saja terjadi, sehingga solusi bisa diterapkan lebih cepat untuk mencegah kesalahan fatal yang menyebabkan operasional kerja terganggu.

Untuk proses pemeriksaan yang lebih efisien lagi, hasil checklist yang sudah dikonversi dari SOP serta dikategorisasi berdasarkan divisi atau lokasi pemeriksaannya ini dapat Anda masukkan ke dalam aplikasi Nimbly. Selanjutnya, kuesioner dapat ditugaskan ke anggota tim Anda di outlet tertentu, dan Anda dapat langsung mendapatkan datanya secara real-time. Jika terdapat pekerjaan yang ditemukan tidak sesuai dengan SOP, Anda bisa langsung menindaklanjutinya lewat aplikasi Nimbly. Dengan Nimbly, Anda dapat mendigitalisasi sistem inspeksi operasional perusahaan Anda untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal.

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.

About Nimbly

Nimbly transforms manual operations audit processes into app-based checklists for front-line workers to generate reports instantly, centralize insights in real-time, and ensure thorough issue resolution.

Read this article in your native language!

Related Articles

December 10, 2020
Operational Problems Piling Up? Solve Them With These 8 Steps
When operational issues occur, a company need to find a solution fast to solve them. These are important steps to take to solve these operational problems.
October 1, 2021
4 Mystery Shopping Benefits that make it Important
Mystery shopping is one of the best evaluation methods for the performance of your employees and business. Here are 5 benefits that you can get from using Mystery Shopping.
October 16, 2019
3 Tips Mengatasi Tantangan dalam Manajemen Fasilitas
Melakukan manajemen fasilitas dengan baik kerap menjadi salah satu tantangan yang sulit untuk dipecahkan. Untuk itu, seperti halnya manajer keuangan dan personalia, peran manajer sarana […]
No more content to load.

Intelligent workflows for empowered teams.

Gain instant insights for long term success.
Nimbly brings you new opportunities.
© 2021 , Nimbly App Terms of ServicePrivacy Policy
© 2021 , Nimbly App Terms of ServicePrivacy Policy