Otomatisasi 4 Pekerjaan Ini Agar Lebih Produktif

September 17, 2019

Sadarkah Anda? Selama ini, perusahaan seringkali menghabiskan waktu dan biaya yang besar hanya untuk menjalankan pekerjaan manual. Lebih dari 40 persen karyawan mengatakan bahwa mereka menghabiskan setidaknya seperempat dari minggu kerja hanya untuk melakukan tugas-tugas manual, seperti:

  • Memindahkan data dari kertas ke komputer,
  • Menunggu tanda tangan persetujuan dari atasan,
  • Mengisi formulir pembelian inventaris, dan
  • Mencari kontak karyawan dari departemen yang berbeda.

Hal ini tentu berdampak negatif terhadap efisiensi dan produktivitas perusahaan. Padahal, 59 persen karyawan mengatakan bahwa mereka dapat menghemat 6 jam atau lebih dalam seminggu jika semua hal tersebut bisa diotomatisasi dengan bantuan teknologi.

Apakah perusahaan Anda juga masih melakukan hal tersebut? Simak 4 pekerjaan di bawah ini yang dapat diotomatisasi agar perusahaan menjadi lebih produktif. 

Pembuatan laporan bisnis berbasis data

Untuk mengetahui kinerja tim dan performa outlet di seluruh cabang, kantor pusat pada umumnya meminta tim di masing-masing cabang untuk melakukan inspeksi dan membuat laporan setiap minggu atau setiap bulan. Namun, mengumpulkan, mengolah, hingga mendapatkan insight dari data laporan bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Untuk memproses data dalam jumlah yang besar, dibutuhkan banyak waktu dan sumber daya manusia terutama jika dilakukan secara manual. Risiko adanya kesalahan penginputan dan pengolahan data akibat human error juga meningkat secara signifikan dengan pengerjaan manual.

Bayangkan berapa banyak biaya, waktu, dan usaha yang seharusnya dapat dihemat jika pengumpulan dan pengolahan data ini dilakukan oleh teknologi?

Dengan software audit operasional digital seperti Nimbly, laporan dapat terbuat secara otomatis, dan dapat langsung Anda terima dan baca secara instan. Analytics dari data tersebut juga langsung dapat Anda lihat di komputer atau laptop Anda secara real-time. Tim Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengambil laporan dari masing-masing cabang, memindahkan data dari kertas ke komputer, kemudian memvisualisasikan data ke dalam bentuk grafik secara manual.

Pengambilan keputusan dan tindak lanjut

Karyawan tentu perlu mendapatkan persetujuan dari atasannya sebelum menjalankan sebuah pekerjaan. Namun, untuk memberikan persetujuan ini saja manajer dapat menghabiskan waktu selama 2 hingga 7 hari. Bayangkan berapa lama waktu yang dihabiskan hanya untuk menunggu keputusan selama proses menyelesaikan pekerjaan?

Bahkan empat dari lima manajer mengakui bahwa proses persetujuan menyita banyak waktu, menyebabkan pekerjaan tertunda, dan berakibat pada penurunan produktivitas. Padahal, untuk mampu bersaing di pasar, perusahaan harus dapat menjawab permasalahan dan memunculkan inovasi baru dengan cepat. Jika masalah dan pekerjaan tertumpuk, bagaimana perusahaan dapat menyediakan waktu untuk memikirkan pengembangan dan inovasi? Pekerjaan pastinya akan jadi lebih efisien jika perusahaan mendigitalisasi sistem koordinasi dan pengajuan persetujuan ini.

Optimalisasi Penggunaan Teknologi

Teknologi seharusnya membantu kita menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan mudah. Namun nyatanya, masih banyak perusahaan yang salah dalam memilih teknologi. Hal ini malah menjadi salah satu alasan terbesar yang menyebabkan penurunan produktivitas karyawan. Salah memilih teknologi atau menggunakan terlalu banyak aplikasi dan perangkat yang berbeda menyebabkan karyawan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugasnya. Karyawan harus mengisi laporan penjualan, mencari kontak supplier, melakukan follow-up penyelesaian pekerjaan, dan banyak pekerjaan lainnya melalui perangkat yang berbeda-beda.

Misalnya, mungkin Anda sudah mendigitalisasi proses permohonan pembelian inventaris dari yang tadinya menggunakan formulir kertas, sekarang sudah menggunakan email dan software percakapan seperti Whatsapp, tetapi waktu yang dihabiskan untuk menunggu proses persetujuan dan pembelian tidak menjadi lebih cepat secara signifikan. Setelah diusut, ternyata proses pengajuan lewat email sama tidak efisiennya dengan formulir kertas akibat email dan chat yang tertumpuk, membuat pengajuan tertunda, bahkan terlewatkan. Hal inilah yang membuat perusahaan menjadi tidak lebih produktif meskipun sudah menggunakan teknologi.

Dengan mengintegrasikan pemeriksaan inventaris dalam inspeksi harian Anda di Nimbly, Anda dapat mengetahui ketersediaan stok di masing-masing outlet. Tim pembelian inventaris akan mendapatkan notifikasi jika stok berada di bawah angka yang sudah ditentukan.

Koordinasi antardepartemen

Dalam menyelesaikan pekerjaan tentu ada saatnya karyawan antar-departemen harus saling bekerja sama. Untuk memastikan keberhasilan pekerjaan antardepartemen tersebut, koordinasi sangat penting untuk dilakukan. Namun, sama dengan masalah di atas, sering kali proses pekerjaan terhambat di tengah karena pesan tertumpuk dan tidak terlihat, lupa disampaikan, atau kesalahan penyampaian informasi membuat karyawan harus mengulang seluruh pekerjaan yang sudah susah payah dikerjakan. Dibutuhkan platform digital untuk membuat proses koordinasi dan monitoring penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien.

Jika menggunakan aplikasi yang dibangun khusus untuk menangani manajemen operasional seperti Nimbly, tentunya akan jauh lebih efisien. Masalah yang ditemukan saat inspeksi menggunakan checklist digital akan secara otomatis tercatat di Issue Tracker. Anda dapat menugaskan penyelesaian masalah tersebut kepada tim terkait dan mengawasi penanganan masalah sampai selesai hanya dalam satu layar handphone Anda.

Lalu, mengapa perusahaan masih mempertahankan cara bekerja seperti di atas? 

Sebagian besar perusahaan merasa digitalisasi sistem kerja akan mengakibatkan perubahan besar-besaran terhadap bisnis, menambah biaya besar untuk investasi teknologi, dan peralihan total dari saluran fisik ke virtual. Padahal, transformasi digital dapat dimulai dari hal-hal sederhana yang dilakukan setiap hari. Alasan terbesar lainnya adalah perusahaan tidak sadar jika pekerjaan manual tersebut merugikan perusahaan.

Baca juga: 7 Cara Membantu Karyawan dalam Proses Transformasi Digital

Tahukah Anda? Perusahaan membuang setidaknya ratusan juta hingga miliaran rupiah setiap tahunnya akibat pekerjaan manual dan repetitif. Kehilangan angka nominal sebesar itu tentunya jauh lebih menyeramkan daripada menghadapi perubahan sistem dari manual ke digital.

Di zaman yang serba digital ini, dibutuhkan kecepatan beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat. Hal ini membuat proses transformasi digital untuk meningkatkan produktifitas menjadi sangat penting agar Perusahaan tetap kompetitif dalam persaingan bisnis yang ketat.

Nimbly adalah solusi mobile yang mengubah proses operasional manual menjadi insight yang dapat langsung di-followup. Dengan mendigitalisasi proses kuesioner manual dan mengolah data menjadi insight, Nimbly memungkinkan perusahaan untuk melakukan manajemen operasi kapan saja, di mana saja.

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.

About Nimbly

Nimbly transforms manual operations audit processes into app-based checklists for front-line workers to generate reports instantly, centralize insights in real-time, and ensure thorough issue resolution.

Table of Contents

Read this article in your native language!

Related Articles

January 7, 2020
4 Tren dalam Manajemen Operasional di 2020
Baik di industri F&B, ritel, atau apa pun industrinya, kini seluruh bisnis banyak mengalami perubahan pola pasar. Salah satu penyebab utamanya adalah perkembangan teknologi yang […]
April 26, 2021
6 Reasons to Improve Your Business with Digital Checklist
These are how a digital checklist through an online platform can skyrocket your business operations
February 16, 2021
4 Myths About Face Masks Debunked
Wearing a mask is one of the effective ways to reduce the spread of COVID-19. But, there is still a lot of misinformation out there. […]
No more content to load.

Intelligent workflows for empowered teams.

Gain instant insights for long term success.
Nimbly brings you new opportunities.
© 2021 , Nimbly App Terms of ServicePrivacy Policy
© 2021 , Nimbly App Terms of ServicePrivacy Policy