3 Tips Mengatasi Tantangan dalam Manajemen Fasilitas

Melakukan manajemen fasilitas dengan baik kerap menjadi salah satu tantangan yang sulit untuk dipecahkan. Untuk itu, seperti halnya manajer keuangan dan personalia, peran manajer sarana dan prasarana juga dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Manajer sarana dan prasarana bertugas untuk mengelola seluruh fasilitas, mulai dari gedung hingga peralatan di dalamnya.

Apa saja tantangan yang umumnya dihadapi oleh manajer fasilitas dan bagaimana mengatasinya?

Tuntutan penghematan anggaran

Manajer fasilitas dalam pekerjaannya pasti akan dihadapkan dengan tuntutan memotong anggaran dalam sektor pemeliharaan fasilitas untuk membantu menyehatkan keuangan perusahaan. Bagaimana cara untuk menjawab hal ini?

Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah cek inventaris secara rutin. Kemudian, coba negosiasikan harga pengadaan barang dengan pihak vendor yang telah bekerja sama dengan Anda. Stok fasilitas yang dimaksud juga mencakup tisu toilet, bohlam lampu yang dipakai di seluruh ruangan, hingga perlengkapan alat tulis dan kantor. Terutama fasilitas yang intensitas penggunaannya tinggi.

Anda juga dapat melakukan “energy audit”. Identifikasi di sektor apa pemborosan energi terjadi, lalu diskusikan bagaimana cara mengurangi atau mengalihkan pengeluaran tersebut ke sumber lain. Misalnya apabila selama ini fasilitas dalam hal bohlam lampu dan listrik cenderung sangat tinggi, mungkin Anda bisa memangkas biaya ini dengan mengusulkan pemanfaatan cahaya alami dari matahari dengan lebih maksimal. Jadi, lebih baik membuka semua tirai untuk membiarkan cahaya masuk daripada menutupnya dan bergantung sepenuhnya pada lampu.

Menangani kerusakan peralatan dan penuaan fasilitas

Pemeliharaan aset adalah proses yang kompleks, serta membutuhkan alur informasi dan pengambilan tindakan yang cepat. Tantangan terbesar yang sering dihadapi manajer fasilitas adalah tidak adanya akses ke informasi terpusat yang mencakup seluruh status operasional dan laporan kegagalan fasilitas.

Pemusatan informasi menggunakan platform percakapan personal tidak akan efektif dalam menyelesaikan masalah ini. Untuk dapat memberikan penanganan dengan lebih cepat dan termonitor, Manajer fasilitas memerlukan bantuan teknologi yang dapat mendaftarkan setiap kegagalan, memantau langkah-langkah pemeliharaan selanjutnya secara real-time, dan melacak permintaan pemeliharaan fasilitas.

Meskipun tidak dapat dihindari bahwa sebagian besar fasilitas perlu diganti pada akhirnya, penting untuk diingat bahwa ada banyak langkah pemeliharaan preventif dan korektif yang dapat diambil untuk memperlambat proses tersebut. Jika perencanaan dan pemeliharaan dapat dilakukan dengan baik, perusahaan akan dapat mengkoordinasikan pengeluaran dengan lebih baik, bahkan menghasilkan penghematan besar dalam jangka panjang.

Menyimpan catatan fasilitas yang akurat

Bertanggung jawab atas pengelolaan sebuah gedung yang besar berarti Anda juga turut bertanggung jawab atas banyak sistem yang berbeda. Sedangkan, tantangan terbesar berikutnya dari manajemen fasilitas adalah sulitnya memastikan setiap manajer fasilitas memiliki data masing-masing sistem yang akurat.

Misalnya manajer fasilitas tidak mencatat dengan baik kontrak layanan AC bangunan, frekuensi pembersihan karpet, atau jadwal pemeriksaan pipa gas, hal ini dapat berakibat fatal. Catatan yang tidak akurat dapat mengakibatkan perpendekkan umur fasilitas, pemborosan uang, waktu, serta pelanggaran regulasi keamanan gedung. Dengan adanya catatan yang lengkap, manajer fasilitas dapat melacak pola layanan dan menentukan kapan saatnya melakukan perbaikan atau penggantian fasilitas.

Dilengkapi dengan fitur kuesioner digital, issue tracker, dan manajemen inventaris, Nimbly hadir untuk memudahkan Anda dalam mengatasi tantangan dalam mengelola berbagai bangunan dan fasilitas. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang Nimbly? Hubungi tim kami di sini.

Tentang Nimbly

Nimbly mengubah proses audit operasi manual menjadi daftar periksa berbasis aplikasi bagi pekerja untuk menghasilkan laporan secara instan, memusatkan wawasan secara real-time, dan memastikan penyelesaian masalah secara menyeluruh.

Table of Contents

eBook F&B Gratis: Belajar dari Pakar Industri

FREE eBook 8 Powerful Ingredients for F&B Success in the COVID and Post COVID Era

Baca article ini dalam bahasa mu

No Fluent Forms Found

Artikel Terkait

Desember 23, 2019
6 Important Things You Need To Pay Attention To In Creating Company SOPs
Sebelum membuat SOP tentunya kita harus mengetahui apa itu SOP dan mengapa penting.
Desember 3, 2019
19 Peak Season Questions you need to know the answer to
Saat peak season, penjualan sebagian besar sektor usaha memang akan meningkat. Tapi, bagaimana kita memanfaatkannya untuk mendapatkan hasil terbaik?
April 14, 2022
The Importance of Automating PPE Compliance in Operations
PPE (Personal Protective Equipment) is vital for all of the company's operational activities, both high-risk and low-risk. PPE can reduce the risk of severe injury or infection caused by work related accidents.
No more content to load.

Let's have a chat !

Offices

[email protected]
+65 9066 9695
+62 8212 3069 155
+1 214 736 3470
+63 950 172 5155
© 2021 – 2022 , Nimbly App