Melakukan manajemen fasilitas dengan baik kerap menjadi salah satu tantangan yang sulit untuk dipecahkan. Untuk itu, seperti halnya manajer keuangan dan personalia, peran manajer sarana dan prasarana juga dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Manajer sarana dan prasarana bertugas untuk mengelola seluruh fasilitas, mulai dari gedung hingga peralatan di dalamnya.
Apa saja tantangan yang umumnya dihadapi oleh manajer fasilitas dan bagaimana mengatasinya?
Manajer fasilitas dalam pekerjaannya pasti akan dihadapkan dengan tuntutan memotong anggaran dalam sektor pemeliharaan fasilitas untuk membantu menyehatkan keuangan perusahaan. Bagaimana cara untuk menjawab hal ini?
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah cek inventaris secara rutin. Kemudian, coba negosiasikan harga pengadaan barang dengan pihak vendor yang telah bekerja sama dengan Anda. Stok fasilitas yang dimaksud juga mencakup tisu toilet, bohlam lampu yang dipakai di seluruh ruangan, hingga perlengkapan alat tulis dan kantor. Terutama fasilitas yang intensitas penggunaannya tinggi.
Anda juga dapat melakukan “energy audit”. Identifikasi di sektor apa pemborosan energi terjadi, lalu diskusikan bagaimana cara mengurangi atau mengalihkan pengeluaran tersebut ke sumber lain. Misalnya apabila selama ini fasilitas dalam hal bohlam lampu dan listrik cenderung sangat tinggi, mungkin Anda bisa memangkas biaya ini dengan mengusulkan pemanfaatan cahaya alami dari matahari dengan lebih maksimal. Jadi, lebih baik membuka semua tirai untuk membiarkan cahaya masuk daripada menutupnya dan bergantung sepenuhnya pada lampu.
Pemeliharaan aset adalah proses yang kompleks, serta membutuhkan alur informasi dan pengambilan tindakan yang cepat. Tantangan terbesar yang sering dihadapi manajer fasilitas adalah tidak adanya akses ke informasi terpusat yang mencakup seluruh status operasional dan laporan kegagalan fasilitas.
Pemusatan informasi menggunakan platform percakapan personal tidak akan efektif dalam menyelesaikan masalah ini. Untuk dapat memberikan penanganan dengan lebih cepat dan termonitor, Manajer fasilitas memerlukan bantuan teknologi yang dapat mendaftarkan setiap kegagalan, memantau langkah-langkah pemeliharaan selanjutnya secara real-time, dan melacak permintaan pemeliharaan fasilitas.
Meskipun tidak dapat dihindari bahwa sebagian besar fasilitas perlu diganti pada akhirnya, penting untuk diingat bahwa ada banyak langkah pemeliharaan preventif dan korektif yang dapat diambil untuk memperlambat proses tersebut. Jika perencanaan dan pemeliharaan dapat dilakukan dengan baik, perusahaan akan dapat mengkoordinasikan pengeluaran dengan lebih baik, bahkan menghasilkan penghematan besar dalam jangka panjang.
Bertanggung jawab atas pengelolaan sebuah gedung yang besar berarti Anda juga turut bertanggung jawab atas banyak sistem yang berbeda. Sedangkan, tantangan terbesar berikutnya dari manajemen fasilitas adalah sulitnya memastikan setiap manajer fasilitas memiliki data masing-masing sistem yang akurat.
Misalnya manajer fasilitas tidak mencatat dengan baik kontrak layanan AC bangunan, frekuensi pembersihan karpet, atau jadwal pemeriksaan pipa gas, hal ini dapat berakibat fatal. Catatan yang tidak akurat dapat mengakibatkan perpendekkan umur fasilitas, pemborosan uang, waktu, serta pelanggaran regulasi keamanan gedung. Dengan adanya catatan yang lengkap, manajer fasilitas dapat melacak pola layanan dan menentukan kapan saatnya melakukan perbaikan atau penggantian fasilitas.
Dilengkapi dengan fitur kuesioner digital, issue tracker, dan manajemen inventaris, Nimbly hadir untuk memudahkan Anda dalam mengatasi tantangan dalam mengelola berbagai bangunan dan fasilitas. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang Nimbly? Hubungi tim kami di sini.
English 
Indonesian 
