Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, meninjau masing-masing lokasi adalah hal yang sangat krusial untuk dilakukan. Hal ini dilakukan agar kondisi pekerja, situs, dan segala aset yang ada dapat terpantau dengan baik. 

Salah satu metode yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi performa cabangnya adalah dengan mengisi checklist. Penggunaan checklists atau kuesioner bertujuan untuk mempermudah perusahaan menemukan pekerjaan apa saja yang sudah berjalan dengan baik, bagian mana yang masih memerlukan peningkatan, dan pekerjaan apa saja yang terhambat.

Metode kuesioner ini kian marak digunakan oleh perusahaan, baik secara manual maupun digital. Inilah yang kini menjadi perbincangan hangat para manajer: ”Seberapa signifikan perbedaan antara kuesioner manual dan digital?”. Beberapa perusahaan berpikir bahwa menggunakan kertas dengan pulpen sudah cukup membuat fungsi pekerjaan ini berjalan sebagaimana mestinya. Namun benarkah penggunaan teknologi tak akan membawa pengaruh apa-apa?

Faktanya, ada segudang manfaat yang dapat dirasakan perusahaan ketika perusahaan tersebut beralih ke kuesioner digital. Apa saja itu? 

Tak ada lagi data yang tercecer

Berurusan dengan data manual dan tumpukan kertas yang tak berkesudahan memang selalu menjadi sumber kerepotan. Mulai dari pengadaan lemari dan ruangan khusus berkas, hingga mempekerjakan pegawai tambahan untuk mengelola semua data tersebut. Belum lagi upaya ekstra yang dibutuhkan jika ada kebijakan perubahan data maupun pergantian parameter kuesioner untuk menyesuaikan kondisi saat ini. Bisa bayangkan berapa banyak waktu dan tenaga terbuang dalam proses panjang ini?

Dengan menggunakan kuesioner digital yang telah terintegrasi dengan sistem penyimpanan berbasis cloud, proses audit maupun pelaporan data apapun dapat dengan mudah terotomatisasi dan secara langsung terhubung ke seluruh anggota tim. Selain itu, Anda juga tak perlu bergantung pada satu atau beberapa gadget saja, karena semua data dan kuesioner dapat diakses dari manapun dan kapanpun. Sangat praktis bukan?

Dengan kuesioner digital, auditor tidak perlu lagi membawa seluruh perlengkapan pendukung seperti pulpen, clipboard, kamera, dan barcode scanner. Katakan selamat tinggal pada segala hal yang merepotkan tersebut karena Anda bisa mengaksesnya hanya dengan satu gadget.

Mengurangi kemungkinan terjadinya human error

Seperti yang diketahui bersama, semakin banyak keterlibatan manusia, akan semakin besar pula kemungkinan terjadinya human error. Mulai dari indikator yang tak semuanya terjawab rapi, kesalahan penulisan, hingga adanya kerusakan kertas dan kebocoran data. Termasuk juga adanya kemungkinan berkas tersebut tidak tersusun rapi sesuai periode, sehingga ketika akan dievaluasi, sulit untuk mendapatkan gambaran sempurna mengenai temuan pada waktu tersebut.

Padahal semua itu bisa diatasi dengan menggunakan kuesioner digital. Dengan kuesioner digital, sistem dapat secara otomatis mengingatkan auditor apabila ada pertanyaan yang belum terisi atau parameter yang belum terjawab.  Data hasil observasi akan diolah secara otomatis menjadi insight oleh sistem sehingga meminimalisasi kesalahan hitung. Kerusakan dan kehilangan data juga dapat dicegah dengan memilih partner teknologi yang tepat.

Efisiensi waktu dan biaya perusahaan

Berkat teknologi digital, segala jenis pelaporan dapat dilakukan dalam hitungan detik. Perusahaan juga tidak perlu menunggu berhari-hari hanya untuk bertukar informasi antardepartemen. Bukan hanya menghemat waktu, hal ini juga akan membantu terciptanya anggaran yang lebih efisien karena Anda tak perlu mencetak berbagai kuesioner dan laporan, mencegah terjadinya kesalahan analisis data, serta mencegah terjadinya kerusakan dan pemalsuan hasil laporan. Audit operasional yang dilaksanakan secara komprehensif dapat membantu perusahaan menemukan proses mana dalam operasi perusahaan yang menyebabkan kebocoran biaya.

Nimbly adalah solusi mobile yang mengubah proses operasional manual menjadi insight yang dapat langsung di-followup. Dengan mendigitalisasi proses kuesioner manual dan mengolah data menjadi insight, Nimbly memungkinkan perusahaan untuk melakukan manajemen operasi kapan saja, di mana saja.

Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.