Apa yang biasanya kita lakukan ketika terjadi masalah di tempat kerja? Apakah kita menganalisisnya terlebih dahulu sebelum melakukan sesuatu untuk mengatasinya? Apakah kita langsung terjun dan mencoba menyelesaikan semuanya? Apa yang terjadi jika kita hanya melihat permukaannya saja? Bagaimana jika masalah yang serius berada jauh lebih dalam dari itu? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, mari kita mulai dengan mengenal analisis akar masalah.
Definisi Analisis Akar Masalah
Apa itu analisis akar masalah? Ini adalah sebuah pendekatan untuk mengidentifikasi apa yang ada di balik setiap masalah. Dari sana, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi dan menerapkan solusi yang efektif. Meskipun pendekatan ini sering digunakan saat krisis, bukan berarti pendekatan ini tidak dapat digunakan saat semuanya berjalan dengan baik.
Ada tiga pertanyaan dasar yang harus kita mulai:
- Apa masalahnya?
- Mengapa hal itu bisa terjadi?
- Apa yang harus dilakukan untuk mencegah hal itu terjadi lagi?
3 Jenis Analisis Akar Masalah
Ada tiga jenis analisis akar masalah, seperti:
- Penyebab fisik.
Misalnya: rem mobil yang tidak berfungsi lagi.
- Penyebab manusia.
Orang cenderung melakukan sesuatu yang salah. Terkadang mereka melakukannya karena memang harus.
Sebagai contoh: minyak rem tidak terisi, sehingga tidak heran jika rem berhenti bekerja.
- Penyebab organisasi.
Hal ini dapat berupa sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang-orang di tempat kerja untuk membuat keputusan atau menyelesaikan sesuatu. Ketika sistem tersebut rusak (ketika tidak ada yang mau mengisi minyak rem dan menganggapnya sebagai pekerjaan orang lain), maka itu adalah masalah.
Langkah-Langkah Untuk Melakukan Analisis Akar Masalah
Jadi, bagaimana kami dapat melakukan analisis akar masalah di tempat kerja? Di bawah ini adalah lima langkah yang harus diikuti:
- Mendefinisikan masalah
Ini adalah bagian di mana Anda harus mengidentifikasi jika Anda melihat sesuatu yang akan terjadi dan apa gejalanya.
- Mengumpulkan data
Pada langkah ini, ada tiga hal yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sendiri dan temukan jawabannya:
- Apa buktinya bahwa masalah tersebut ada dan terus berlanjut?
- Sudah berapa lama hal ini terjadi?
- Apa dampak yang ditimbulkan oleh masalah ini?
Analisis situasi secara langsung dan komprehensif sebelum berfokus pada faktor-faktor yang berkontribusi terhadap masalah. Kumpulkan semua orang yang paling memahami masalah tersebut, seperti staf lini depan dan para ahli. Mereka mungkin dapat membantu Anda untuk memahami masalah dengan lebih baik.
- Mengidentifikasi faktor penyebab yang mungkin terjadi
Pada bagian ini, Anda harus mengidentifikasi faktor penyebab yang mungkin terjadi pada masalah tersebut. Sebagai permulaan, cari tahu urutan kejadian yang mengarah pada masalah. Identifikasi kondisi yang memungkinkan masalah terus berlanjut dan masalah-masalah lain yang mungkin mengelilingi masalah utama.
Cobalah untuk tidak melewatkan apa pun saat mengidentifikasi faktor penyebab yang mungkin terjadi. Anda ingin mengetahui penyebabnya dan menyelesaikannya.
- Mengidentifikasi akar penyebabnya
Ada dua pertanyaan di bagian ini:
- Alasan adanya faktor penyebab.
- Alasan sebenarnya di balik masalah yang terjadi.
Seperti halnya LANGKAH KETIGA, Anda harus menggali lebih dalam untuk menjawab kedua pertanyaan ini.
- Merekomendasikan dan menerapkan solusi
Pada bagian ini, berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang juga perlu Anda tanyakan pada diri Anda sendiri dan temukan jawabannya:
- Apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah masalah yang sama terjadi lagi?
- Bagaimana Anda mendapatkan solusi untuk diimplementasikan?
- Siapa yang akan bertanggung jawab untuk memastikan solusi tersebut diimplementasikan?
- Apa saja risiko di balik penerapan jawaban-jawaban tersebut?
Mencari solusi untuk masalah bukanlah hal yang sekali jadi. Anda juga perlu merencanakan ke depan untuk melihat apakah solusi tersebut akan memiliki efek sampingnya sendiri dan apakah solusi tersebut akan lebih banyak merugikan daripada menguntungkan. Dengan cara inilah Anda bisa melihat potensi kegagalan dan memastikan hal itu tidak terjadi.
Bagaimana Nimbly dapat membantu Anda melakukan Analisis Akar Masalah dalam bisnis Anda
Era digital telah membuat implementasi analisis akar masalah lebih mudah. Dengan Nimbly, Anda dapat menganalisis masalah secara langsung dan dalam waktu nyata. Anda dapat memiliki kendali penuh atas aktivitas tim Anda. Ini juga membantu Anda untuk memberdayakan staf lini depan Anda dan mencapai keunggulan operasional.
Sebagai contoh, Anda bisa melihat seluruh proses pembuatan produk dari awal di industri manufaktur. Dengan begitu, Anda dapat melihat potensi masalah dan bekerja dengan cara Anda untuk menyelesaikannya mereka.
