Industri F&B, ritel, dan banyak perusahaan multi-unit lainnya kini mengalami pergeseran dinamika pasar yang begitu signifikan. Dimulai dengan munculnya banyak teknologi baru, preferensi dan cara berbelanja pelanggan pun kini berubah.
Ada begitu banyak faktor eksternal di luar kendali perusahaan yang memengaruhi strategi pendekatan perusahaan pada pelanggan. Namun, masih ada satu faktor internal yang dapat dikendalikan oleh perusahaan untuk tetap unggul dalam kompetisi: manajemen operasional.
Untuk dapat tetap bersaing di pasar, perusahaan perlu mencapai 'operational excellence' atau keunggulan operasional. Keunggulan operasional ini dapat dicapai jika perusahaan menjaga kualitas kinerja setiap outlet dan tim di lapangan, dan perusahaan harus memastikan kualitas tersebut bisa didapatkan oleh pelanggan di cabang mana pun dan kapan pun mereka melakukan transaksi.
Namun, ada beberapa tantangan yang seringkali dihadapi oleh manajer operasional dalam perjalanannya mencapai keunggulan operasional tersebut. Apa saja tantangan tersebut?
Umumnya, Manajer Operasional bertanggung jawab mengawasi seluruh departemen di perusahaan, mulai dari Keuangan, HR, Pemasaran, Logistik, bahkan hingga IT. Jika ada departemen yang mengalami kesulitan, terutama terkait manajemen proyek, maka Manajer Operasional yang akan dihubungi pertama kali.
Banyaknya departemen yang harus di-handle membuat cakupan tanggung jawab Manajer Operasional begitu banyak dan membuat Manajer Operasional kewalahan. Terlebih jika terdapat bentrokan kepentingan antardepartemen. Hal tersebut dapat berdampak pada efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Untuk menjawab tantangan ini, Manajer Operasional harus memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas atas apa yang terjadi di lapangan. Jadi, ketika karyawan dari departemen mana pun datang dengan keluhan, Manajer Operasional bisa memberikan jawaban dan solusi yang tepat.
Ketika Anda harus menangani belasan, ratusan, bahkan ribuan lokasi secara bersamaan. Tentunya akan sulit atau bahkan mustahil untuk mengetahui apa yang terjadi di setiap toko, unit atau lokasi - Apakah brand dipresentasikan dengan tepat, apakah protokol keamanan dan kebersihan diikuti dengan benar, apakah ada masalah yang mendesak untuk diselesaikan. Di perusahaan mana pun, human error pasti terjadi. Baik dalam skala kecil maupun besar, hal tersebut pasti memberikan dampak buruk terhadap perusahaan.
Salah satu cara untuk mengatasi tantangan Manajer Operasional tersebut adalah dengan menggunakan teknologi. Teknologi memungkinkan karyawan untuk meningkatkan kualitas proses operasional melalui sistem yang runtut dan rapi, serta memungkinkan Anda untuk mendapatkan visibilitas atas setiap operasi dan isu di masing-masing cabang perusahaan.
Apalagi saat ini sudah ada teknologi software seperti Nimbly, which can transform manual operation processes into real-time information that is easy to apply (actionable). For example, each checklist that you enter will be processed into digital data. You can use this data as a reference for making accurate and appropriate business decisions.
Salah satu tugas utama sekaligus tantangan Manajer Operasional adalah menyusun banyak laporan perusahaan, mulai dari laporan data performance hingga kompilasi data keuangan.
Biasanya, tantangan akan muncul jika perusahaan tidak menyimpan data yang up-to-date. Alhasil, Manajer Operasional harus melakukan kroscek dan konfirmasi ke banyak pihak untuk memastikan bahwa data yang akan digunakan benar-benar akurat dam sesuai kondisi di lapangan.
Bayangkan jika ada banyak laporan yang mengharuskan Manajer Operasional untuk melakukan hal tersebut, tentunya hal ini cukup merepotkan. Apalagi Anda dan tim lain juga membutuhkan laporan tersebut sebagai insight untuk perusahaan.
Sebagai cara menghadapi tantangan ini, sejak awal pihak manajemen atau direktur sebaiknya mengharuskan setiap departemen untuk menyusun key performance indicators yang mencakup penyediaan data dan laporan terkini.
Manajer Operasional tentu tidak bekerja sendiri. Anda pasti membutuhkan anggota tim yang mumpuni dan mampu membantu Anda menghadapi setiap tantangan di perusahaan. Masalahnya, menemukan anggota tim yang memiliki performa baik tidaklah mudah.
Bukan hanya masalah skill, tapi juga kecocokan secara personal. Ditambah lagi upah minimum dan tingkat turnover di industri kian meningkat. Hal ini memberi tekanan pada margin perusahaan dan memaksa Departemen Operasional untuk mengandalkan staf yang kurang berpengalaman.
Untuk mengatasi hal ini Manajer Operasional memerlukan teknologi yang dapat membantu dalam hal pelatihan dan pengecekan implementasi SOP, protokol keamanan dan kebersihan, dan prosedur operasional lainnya
Faktanya adalah, peningkatan pelaksanaan operasional perusahaan bergantung pada kinerja karyawan lapangan dan performa unit bisnis Anda. Untuk itu, Ops leader harus mencari solusi yang mengotomatisasi tugas-tugas tertentu dan mengalokasikan waktu untuk menganalisis data-data yang didapat dari lapangan. Dengan begitu, Manajer Operasional dapat memiliki wawasan yang luas atas apa yang terjadi di lapangan dan mengambil keputusan yang tepat untuk meningkatkan kualitas operasional perusahaan.
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan Nimbly team.
Indonesian 
English 
