Agar operasional bisnis atau perusahaan Anda tetap berjalan optimal walau sebagian atau bahkan semua karyawan melakukan kerja secara remote, Anda dapat menggunakan beberapa dari aplikasi di bawah ini selama bekerja di rumah. Aplikasi-aplikasi ini memiliki fungsinya masing-masing yang dapat mempermudah kolaborasi tim selama bekerja dari rumah.
Produk aplikasi dalam seri Google Drive bisa jadi aplikasi wajib yang harus diakses saat melakukan work from home. Google Drive merupakan aplikasi yang bisa tim Anda gunakan untuk berbagi dan membuat dokumen digital seperti di Microsoft Office. Perbedaannya, dalam aplikasi ini, Anda dapat mengedit dokumen secara bersamaan dengan tim Anda secara online dan real-time. Melalui Google Drive ini, Anda juga dapat berbagi file dalam bentuk lainnya, seperti gambar dan video.
Kemudahan lain yang ditawarkan oleh aplikasi berbasis web ini adalah Anda dapat meninggalkan komentar pada bagian dokumen secara spesifik tanpa mengganti konten dari dokumen tersebut. Dengan menambahkan tag pada fitur komentar ini, Anda dapat bertanya atau menugaskan seseorang dari tim Anda untuk mengerjakan perubahan yang dibutuhkan. Tim yang Anda tag tersebut akan menerima notifikasi melalui email.
Meskipun berbasis web, aplikasi ini juga dapat diakses melalui handphone Anda. Cukup unduh aplikasi Google Drive dari Google Play Store maupun App Store di ponsel Anda untuk mengakses dokumen-dokumen Anda. Aplikasi ini dapat diakses secara gratis dengan syarat Anda harus memiliki akun Gmail.
Komunikasi dengan rekan kerja adalah salah satu tantangan terbesar saat Anda bekerja di rumah. Sebagian besar tim akan menggunakan aplikasi percakapan personal seperti Whatsapp untuk berkomunikasi. Namun, komunikasi terkait dengan pekerjaan akan kurang efektif jika dilakukan di aplikasi ini karena desainnya yang dirancang untuk percakapan personal. Untungnya, saat ini sudah ada platform komunikasi profesional yang dapat diakses secara gratis, yaitu Slack.
Saat Anda membutuhkan update atau pertanyaan yang butuh direspon dengan cepat, Anda dapat memilih untuk menggunakan Slack. Percakapan dengan menggunakan aplikasi ini dapat Anda pisahkan ke beberapa kanal percakapan. Sesuaikan dengan tema yang sedang dibahas, projek yang sedang dikerjakan, atau berdasarkan divisi yang ada. Di aplikasi percakapan personal, percakapan tentang sebuah topik bisa tertimpa percakapan lain dengan mudah. Lain halnya dengan di Slack, ada fitur Start A Thread yang memungkinkan Anda untuk bertukar pesan di bawah satu topik yang sama tanpa terganggu oleh topik lainnya. Anda juga dapat mem-pin percakapan yang penting agar dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Selain itu, aplikasi ini juga dapat menyesuaikan pengaturan untuk notifikasinya agar tidak mengganggu Anda di luar jam kerja. Ditambah lagi, aplikasi ini dapat berjalan mulus, baik dalam mode PC maupun mobile. Anda juga dapat memberitahu rekan kerja lainnya apabila Anda sedang mengadakan rapat dengan mengatur status Anda.
Baca juga: Tutup Sementara, Ini Tips Agar Bisnis Tetap Aman
Kerja remote atau work from home berarti rapat dan diskusi tim harus dilakukan secara virtual. Mengingat tidak semua hal mudah dikomunikasikan hanya dari teks percakapan di grup kantor, saat inilah Anda akan membutuhkan Google Meet, aplikasi untuk melakukan video conference.
Teknologinya yang didesain khusus untuk rapat virtual dilengkapi dengan fitur canggih seperti Share Screen yang memudahkan Anda untuk berbagi layar komputer Anda dengan rekan kerja lainnya atau untuk melakukan presentasi secara virtual. Tidak heran, aplikasi ini sedang marak digunakan sekarang efektivitasnya dalam menjamin kerja remote berjalan lancar.
Untuk kebutuhan penyimpanan, Anda dapat memanfaatkan Dropbox. Aplikasi ini dapat dipasang di perangkat komputer, laptop, atau smartphone Anda. Aksesnya juga dapat dibuka oleh banyak orang sekaligus. Semua file serta dokumen pekerjaan dapat diunggah ke folder Dropbox selama work from home dilakukan.
Anda bisa mengakses dokumen yang perlu dicek ulang atau pekerjaan-pekerjaan lain yang merupakan bagian dari kerja estafet di dalam tim. Tidak perlu lagi berkirim email, Anda cukup mengakses folder dimana file disimpan dan mengunduh file tersebut. Bahkan, file juga bisa diedit secara online.
Baca juga: Produktif Selama Pandemi, Ini Program yang Dapat Dilakukan
Aplikasi ini sangat berguna bagi Anda yang banyak bekerja dengan user interface dan user experience. InVision merupakan aplikasi yang memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dalam membuat desain & wireframe sebuah aplikasi.
Fitur pada aplikasi InVision ini memungkinkan Anda memberikan catatan langsung pada file tersebut secara real time. Selain itu, aplikasi ini juga dapat difungsikan selayaknya whiteboard saat Anda sedang melakukan virtual brainstorming atau presentasi dengan fitur screen sharing yang disediakan InVision.
Manajemen projek adalah salah satu hal terpenting dan tersulit untuk dilakukan saat kita bekerja secara remote. Untungnya, ada aplikasi Asana yang dapat membantu Anda melakukan manajemen projek di dalam tim Anda. Terdapat banyak fitur di Asana yang dapat digunakan oleh seorang team leader, supervisor, atau level manajer untuk memberi tugas kepada tim dan memantau penyelesaiannya.
Aplikasi ini memungkinkan Anda membuka banyak lembaran projek untuk berbagai keperluan tim yang berbeda. Daftar pekerjaan juga dapat diatur berdasarkan skala prioritasnya di sini, termasuk memonitor perkembangan pekerjaan yang dilakukan. Anda dapat memberikan batas waktu penyelesaian dan mencantumkan referensi pada setiap tugas. Semua data dan pekerjaan yang dimasukkan di sini akan bisa dilihat secara real time.
Di saat seperti ini, Anda tentunya harus meminimalisasi jumlah orang yang bekerja di kantor atau di outlet. Hal ini menyebabkan Anda tidak bisa memeriksa secara langsung apakah operasional perusahaan Anda sudah dijalankan sesuai SOP atau belum. Padahal, di tengah merebaknya pandemi COVID-19 ini ada banyak proses operasional yang harus diperhatikan secara ekstra, seperti kebersihan outlet dan kesehatan karyawan. Nimbly adalah platform yang mengubah checklist manual operasional perusahaan Anda menjadi checklist digital, sehingga Anda tidak perlu datang ke kantor untuk memastikan hal tersebut. Anda hanya perlu membuat checklist dari SOP perusahaan Anda dan menugaskannya ke karyawan yang sedang bertugas di outlet. Hasil pemeriksaan akan dikirim langsung ke Anda dan dapat segera diakses di email maupun situs administrator Anda.
Jika ditemukan terdapat proses operasional yang tidak dilakukan sesuai SOP, laporannya akan langsung tercatat dan dapat diakses oleh manajer outlet tersebut. Kemudian, manajer dapat mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Tidak hanya berhenti sampai di situ, hasil dari pemeriksaan operasional tersebut akan dibuat menjadi grafik dan wawasan yang bermanfaat bagi level manajerial, sehingga manajer-manajer dapat mengambil keputusan bisnis berdasarkan data.
Baca juga: Takeaway & Home Delivery Checklist dari Nimbly
Demikianlah 7 aplikasi yang dapat membuat kerja dari rumah akan semakin mudah di mana saja dan kapan saja. Dari ketujuh aplikasi yang sudah dibahas, manakah yang sudah Anda gunakan selama work from home berlangsung?
Konsultasikan manajemen operasional bisnis Anda gratis dengan tim Nimbly.
Indonesian 
English 
